Офис-менеджеры, объединяйтесь! Секретари и офис-менеджеры, пообщаемся???

Всем приветики!!!!

Здесь есть работники офисов, очень нужны ваши советы по организации работы офиса, открыла свою фирму недавно, вот теперь с удовольствием выслушаю Ваши рекомендации!!!

Заранее спасибо)))

 

Привет! Я секретарь приемной, по совместительству помощник руководителя.

 

кормите своих подчиненных обедами за счет фирмы (или 50%),и они будут вам благодарны.

 

А я прокляла тот день, когда решила устроиться секретарем. Начну по порядку. После окончания вуза, родители подарили мне квартиру в Питере. Радости моей не было предела, омрачало одно – не могла найти работу по специальности, везде требовался опыт. И, по совету более «умных и мудрых», решила начать свою карьеру с должности секретаря. Мол, наберешься опыта, познакомишься с влиятельными людьми. Я устроилась в одно государственное предприятие, название и специфику которого называть не буду. Поработав около года секретарем, считаю своим долгом предупредить других людей, желающих устроиться секретарем, что несет в себе эта профессия, потому, как считаю, что секретарь – это работа для людей с особым складом характера и подходит далеко не каждому. Сама по себе работа не сложная, но психику надо иметь крепкую. Минусы этой профессии, на мой взгляд, гораздо превышают все немногочисленные плюсы. Начну, во-первых, с оклада. Секретарский оклад – мизерный. Рядовой сотрудник всегда будет получать больше, и должность его считается более статусной. Скажу больше, у нас в организации, даже уборщица, не имеющая никакого образования, получала больше меня. Зарплаты моей хватало лишь на проезд на работу, на обеды, на оплату коммунальных услуг и оставалось на житье около двух тысяч, а работа требовала, что бы я всегда выглядела хорошо. Вот только не кого не интересовало, на какие шиши (извините), я должна была покупать себе не самую плохую офисную одежду и косметику? По-этому, фактически я так и сидела на шее у родителей и любимого человека, за что стало прибавлятьс я чувство стыда и ущербности. Вроде высшее образование есть, стабильная работа есть – а все равно без денег. Кроме того, надоели шутки, а иногда и жалость сотрудников, по поводу моей зарплаты. Надоели их бесконечные фразы, типа, «Кошмар! Какая у тебя маленькая зарплата! Я вот, например, в продуктовом магазине столько оставляю, сколько ты зарабатываешь за месяц», «Я бы утром и не встал за твою зарплату!», «Дааааа, я бы своей дочери не позволила бы работать за такие деньги!» и т.д., и т.п. Оттого я ощущала, что все смотрят на меня, как на нахлебницу. Естественно, на вопрос друзей и знакомых: «А у тебя какая зарплата?» я врала. Во-вторых, при устройстве секретарем надо уметь смириться, что к тебе будут относиться как к обслуге, «девочке на побегушках». Такова статусность этой профессии. Каждый день бывали такие случаи, что приходилось выполнять мелкую работу других отделов, которая не входила в мои обязанности. Ну, например, отправить факсы в кучу мест, бухгалтерия не может дозвониться – ты сиди и дозванивайся, мол, все равно без дела сидишь. Это напрягало больше всего, ведь у всех уйма важных дел, а только я, якобы, бездельничаю. Бывало, что несколько отделов приносили свою работу, и несмотря на то, что у меня и своей было полно, но это никого не волновало. Ни какие слова, что у меня уже и так работы выше крыши, да и вообще отправка факсов какой-нибудь бухгалтерии не входит в мои обязанности согласно Должностной Инструкции, значения не имели. Мол, ты девочка, особо-то не забывайся, кто ты есть, обслуга не более. В противном случае могли нажаловаться и шефу, которые всегда был на их стороне. Более сложные и интересные задания, мне не доверяли, «ведь я же девочка», так из заданий была лишь мелочевка. Хотя, раньше, когда я училась и ходила на практику, я выполняла и более сложный объем работ и после окончания вуза мне предлагали работу в моем родном городе. Наверное, это и была моя ошибка, что я не набралась опыта в своем городе и сразу поехала в Питер, хотя я знала случаи, когда девушки без опыта устраивались хоть и не по специальности, но никак не секретарями, которым ничего серьезного не доверяют, а раз серьезного и не доверяют, то ничему полезному и не учишься. Праздники просто возненавидела, так как каждый раз перед ними приходилось задерживаться до поздна на работе, что бы оформить ни кому не нужные открыточки, в то время, как все сотрудники идут в актовый зал слушать поздравления и кушать со шведского стола, я сидела и отправляла поздравительные факсы, которые все равно никто не читает. Бесили вопрсы сотрудников, типа: «А ты высшее образование вообще собираешься получать?» На мой ответ, что оно у меня уже есть, что без него меня сюда бы и не взяли, делают удивленные глаза, мол, что ж ты с высшим-то и на такой должности? Все это ужасно бесило, ведь в России, к сожалению, бытует стереотип, что секретарь – это профессия для тупых и ленивых, для тех, кто не захотел учиться, не хочет много работать, а все мысли только и заняты тем, как накрасить ногти и женить на себе шефа. Анекдоты про секретарш меня тоже бесили, да и сами слова «секретарша», «секритутка». Естественно, от друзей и знакомых я тоже стала скрывать, что работаю секретарем. Не хотелось слышать вопрос: «А зачем ты вообще вышку получала?» Хотя в чем – то эти люди правы, действительно, в профессии серетаря я не нашла того, чему учат в институте. Отправлять факсы и варить чай-кофе, я умела еще и в школе. В-третьих, девушка, решившая устроиться секретарем, должна помнить, что секретарь – это офисный «козел отпущения». Если что-то пропало, априори виноват секретарь. Почему? Думаю, потому, что секретарями обычно берут девушек не по блату, а соотвественно, защитников у секретаря нет. Братов-сватов всегда стараются пристроить на места получше, где оклад побольше, должность по статуснее и т.д. Если пропал какой-нибудь документ – виноват секретарь. Бывало, что после истеричных наездов я находила пропавший документ на столе сотрудника, обвинявшего меня в пропаже документа. Естественно, документы я стала отдавать под роспись, за исключением шефа, конечно же. Оставалось только на Бога уповать, что он не потеряет, иначе виноватой окажусь я. Был и такой случай, когда клиент забыл направить какой-то важный факс. Доказать, что факс к нам не приходил – не возможно. Клиент всегда прав, а кто потерял документ? Естественно, секретарь. Так что при устройстве секретарем к этому надо быть готовым. В-четвертых, это подача чая-кофе шефу и его гостям. Можете смеяться, но меня это унижало. При устройстве на работу, мне объяснили, как важно подать правильный чай шефу, какие печеньки-орешки ему принести. Каждый раз, наливая ему чай, я думала, и стоило ради этого было учиться пять лет, корпеть в библиотеках. Да лучше бы я развлекалась по дискотекам и друзьям, чем проводила время в библиотеках, только что бы потом таскать эти проклятые чашки. К тому, чашки должны были быть всегда начищенные, обязательно нужно было тратить время на их мытье. А я ненавидела и дома-то мыть посуду, предпочтила лучше заняться уборкой, стиркой, чем угодно, только не мытьем посуды. А тут – это моя прямая обязанность! Кроме того, приходилось частенько заниматься сервировкой столов, хотя это не входило в мои обязанности. Но кому ж еще этим заниматься? А накрывать столы приходилось часто, потому что, то праздники, то важные гости, то конференции и т.д. Вообще, я далека от кухни и сервировать красиво стол – это не мое. Ну не могу я, для меня и дома-то это проблема. Но на работе это никто не хотел понимать. Каждый раз, занимаясь этим, я со злостью думала, нравилось бы мне это, пошла бы в кулинарный институт, научилась бы профессионально готовить, сервировать столы, карьеру бы сделала в этой отрасли. Ведь не зря же я училась пять лет, что бы потом не пришлось работать официанткой. Но судьба распорядилась иначе, устроившись секретарем, пришлось быть и официанткой. В-пятых, это рабочее время. Вообще, официальным для сотрудников нашей организации считалось рабочим время было с 9.00 до 18.00. И то, любой сотрудник в рабочее время мог сбегать в магазин, решить какие-то личные вопросы. Я же не могла. Я была единственной, кому надо прибывать на работу к 8.30, что бы встречать шефа при полном параде. Уходить я должна была тоже только после его ухода. Бывало так, что я сидела до 21.00, при этом ничего особо не делая. Просто стерегла шефа, мало ли ему понадобиться чай-кофе, позвонить куда. Особенно тяготило это летом, когда люди гуляют в летних сарафанчиках после работы, а я тупо гнила в приемной без кондиционеров, в офисной одежде, высиживала, когда шеф отпустит меня домой. При этомни звонков, ничего не было . Время это, естественно, никак не оплачивалось. На личную жизнь времени было мало. Я не могла договориться с друзьями встретиться после работы, ведь шеф мог задержаться на работе, соответсвтенно и я должна была его стеречь. А когда он решал задержаться, меня заранее он, конечно же, не предупреждал. А ведь я молодая девушка, у меня тоже есть личная жизнь, нужно решать какие-то житейские вопросы. Если куда – надо было идти (к врачу, опломбировать счетчик и т.д.) старалась записаться на послерабочее время, отроситься очень сложно – в приемной всегда должен быть человек, мало ли, важный звонок, или шефу что-то срочное понадобиться. Из приемной нельзя даже было выходить, хотя в мои обязанности входило разнести почту в некотрые отделы, или простите, сходить в туалет, тоже вообще-то надо. По-этому, что бы отпроситься, надо было сначала найти среди сотрудников того, кто заменил бы меня. Сотрудники, соглавшавшиеся меня заменять, обычно потом говорили мне: «Ужас! Как ты тут сидишь?» Естественно, в течение дня приходилось отлучаться из приемной, и горе, если в этот момент решал позвонить шеф. Фраз, типа «Где ты шатаешься?», «Телефон звонит-звонит, где ты бродишь?» было не избежать. Ты секретарь – не человек, должна сидеть как собака на привязи, ты робот, а роботы в туалет не ходят. Все это тоже, естественно, давило на психику, когда понимаешь, что даже как нормальный человек ты не можешь выйти в туалет или отлучится из приемной. В связи с тем, что я частенько задерживалась на работе и проблема отпроситься с работы реально существовала, многие мои знакомые делали вывод, что я, такой незаменимый сотрудник, и такая суперкарьеристка, раз постоянно торчу на работе, что и деньги я гребу не малые. Разубеждать как-то особо не хотелось, честно вообще особо о работе говорить не любила, потому что, узнав правду, многие бы просто покрутили пальцем у виска. Но такова специфика работы секретаря, а ведь секретарями тоже должен кто-то работать. Естественно, мне в течение дня полагался обед. Но иногда приходилось работать и без обеда целый день. Это бывало в те дни, когда к шефу приходили гости – я должна была подавать чай-кофе. То, что я голодная в то время, когда ношу им жрачку, никого не интересовало, можно и потерпеть. Уйти на обед позже – тоже не представлялось возможности, в необеденное время мог позвонить кто-то важный, а уж потерпеть один день, по мнению, шефа, можно было, ведь гости в обед к нему наведывались не часто. В-шестых, это посетители шефа. Нужно охранять покой шефа во что бы то ни стало. Попробуйте разъяснить, что шеф на совещании, а не вы прячете его в кармане. А еще бывали посетители, с которыми шеф просто не хотел встречаться. Опять же, приходилось брать на себя роль вежливого охранника и подбирать слова, дабы нежеланный гость ушел из приемной. Естественно, весь негатив приходилось брать на себя и наслушиваться того, что думает о тебе посетитель. Хотя были и такие посетители, с которыми приятно было пообщаться. Но в любом случае, даже если человек тебе не приятен, секретарь обязан быть с ним вежливым, улыбаться, даже если человек всем своим видом к тебе относиться, как к продолжению стола. В – седьмых, это отсутсвие карьерного роста. Нет, есть, наверное, такие организации, где из секретаря можно было карьерно вырасти, но такую организацию надо еще поискать. А то, что поработав секретарем, тебя заметит шеф и повысит, скорее миф, чем правда. Хотя не спорю, бывают и исключения. Но я таким исключением не стала. Когда у нас откорывались вакантные места, зачастую приводили родственников. Среди многих, бывали и такие, что надумаешься, как же взяли такого некомпетентного сотрудника? Деревенская внешность, ужасная дикция, отсутсвие опыта, неумение связать двух слов, но один огромный плюс – родственник какого-нибудь Ивана Петровича. Да и чего греха таить, на хорошие должности всегда очередь из своих людей, а вот хорошего секретаря поискать надо. В-восьмых, за время работы секретарем меня всегда пугала мысль: «А дальше что? Чему новому я тут учусь? Таскать чашки с кофем и выполнять мелкие поручения? Только вреям трачу. А что будет, когда мне исполниться 40 лет? Я так и буду таскаться с чашками?» Это отсутсвие стабильности очень пугало, работаешь, вроде как понарошку, временно. Вывод прост: работа секретаря не для всех, для этого нужно иметь особый склад характера. Если хотите работать «девочкой» - пожалуйста, это ваша работа. Нет? Тогда сто раз подумайте. Секретарская должность может запросто растопатать личность, понизить самооценку. Ну сами подумайте, если каждый день к вам будут относиться как «девочке принеси-подай», демонстративно сваливая на тебя то, что делать не хочется, при чем не что-то серьезное, а так, мелочевку, потому что на серьезную работу «девочки» не способны. Да еще и относятся так, буд то ты ничего не делаешь. У меня через несколько месяцев такой работы очень изменился характер. Я стала замечать, что стала более пассивная, сонная, раздражительная, все что происходит со мной, как во сне. Если на работе я еще старалась держать лицо, то возвращаясь с работы, видя выражение своего лица в отражениях меня пугало. Было такое ощущение, что я будьто бы вагоны с углем разгружала, лицо забитой жизнью женщины. Меня все перестало радовать, вернее была какая-то усталость, будьто, действительно, я не секретарем работала, а грузчиком. Хотя в жизни у меня складывалось все очень удачно (кроме нелюбимой работы), были друзья, квартира в городе, о котором я мечтала, любимый человек. Но даже друзья заметили, что я стала какая-то не такая. Я начала завидовать всем – продавцам, медсестрам, маникюрдисткам. Изменилось все, когда я ушла в отпуск. Я снова стала жизнерадостной, пропала сонливость, стала радоваться мелочам. Я поняла, что все дело в том, что я занимаюсь ненавистным делом, а от этого и апатия. По этому, что бы не сойти с ума, не накапливать негатив и раздражение, я решила уволиться и искать любую работу, но только не секретарем. Уволилась, но столкнулась с новыми трудностями. Оказывается, секретарский опыт никому не нужен, разве, что только для устройства опять секретарем. Но эту работу я видела я только в страшном сне. Сейчас я работаю менеджером по продажам, работа мне очень нравится, думаю, что я раньше не пошла работать в эту сферу. Слезла с шеи родителей, обеспечиваю сама себя, собираюсь купить новенький авто, могу позволить себе теперь не только хорошие шмотки. О секретарских буднях вспоминаю с ужасом, только время зря потратила, ничему путному я там не научилась. Наливать чай, печатать на компьюторе, отправлять факсы я умела еще в школе. По этому, девочки, если вы хотите устроиться секретарями, сто раз подумайте – оно вам надо? Своему ребенку я тоже никогда не позволю работать секретарем. А зачем? Что бы развивать комплекс «маленького человека»? Я, думаю, девушки, работавшие секретарями меня поймут, специфика этой работы одна и таже везде. Хотя, может, где и есть организации, где работать секретарем в кайф, но думаю, таких мало. Честно говоря, жаль девушек, что лучшие годы тратят на варку кофе и обслуживание персонала. На этой работе очень сложно реализовать себя. Если у вас есть высшее образование и вы хотите стать профессионалом, забудьте про эту должность «девочки на побегушках». Если вы не хотите, выслушивать фразы, типа «Эй, ты, зайди ко мне! Принеси чаю!» - не идите в секретари. Если вы не хотите, что бы ваше чувство собственного достоинства было убито на совсем – работа секретаря не для вас.

 

недавно открыли фирму, и первым делом планктон разводить ?

В первую очередь думать нужно о тех процессах, которые прибыль приносят, офисными проблемами еще успеете озаботиться, тем более что офис - это вспомогательный персонал для тех кто прибыль приносит, а значит правильная организация работы офиса, это индивидуально подстроенная структура, которая позволяет директору курить бамбук, а рабочие процессы при этом не страдают

 

Трындец у тебя ник...вспомнилось..Я помню решил одну девчонку в попу трахнуть, а после перепоя, сушняк по рту слюны нет-смазать на краний случай, крема то же...Она мне говорит "Налей стакан для АНАСТЕЗИИ", ну налил и...сделал что хотел.

Откуда такой ник для офисных работников взялся, то же что ли ?

 

ты как всегда в своем репертуаре

хренли ж ты без крема в попу полез?

 

Я никогда секретаршей не работала, но координатором как-то довелось. Часть обязанностей секретаря перекладывалась и бухгалтера тоже, и менеджера по продажам.))) Хуже всего впечатления от секретарской работы. Секретарь - говноприемник фирмы.

 

Дык с утра проснулся ...посмотрел не секретарские прелести ( что б оффтопа не было) и чего захотелось их почувствовать с другого поворота.

А кстати секретарши то наверное только чашки моют ? Поэтому и не нравится работа ? Когда шеф после перепоя кофе попросит.

 

Безусловно, работа секретаря тяжелая, она одновременно требует умения общаться с людьми, с офисной техникой, выполнять любые поручения, в общем, секретарь и швец, и жнец и на дуде игрец, но хорошего секретаря днем с огнем найти сложно, их ценят и платят нормально. Но это очень трудно, всем угодить.

 

у нас уборщица чашки мыла.

 

Вам хоть квартира досталась даром. А у многих и этого нет, и приходится им на секретарскую зарплату ещё и жильё снимать.

И так ли низка зарплата? У меня знакомая в Филлипп Моррис как-то искала секретаршу. Зарплату предлагали 50 тыс. руб. Когда, наконец, с трудом нашли подходящую, она в последний момент отказалась, поскольку в другом месте ей предложили больше.

 

Может, толще и чаще?

 

Чего-то до хрена 50 тысяч. И какие интересно, требования к этой секретарше? У нас, правда, побольше платят, но и обязанности секретарши не просто факсы принимать и на звонки отвечать.

 

Надеюсь, не той же тряпкой, что и пол

 

Подробностей не знаю (правда, было это в начале 2008 года), но главные требования были - безупречное знание английского.

 

Ну, это понятно... У меня супруга со знаем двух языков (англ франц) пыталась устроиться. Нигде более 30 не давали. Повезло, устроилась на работу к олигарху одному, он живёт в Англии и много времени проводил во Франции, типа, дача у него там. А весь бизнес в основном в России. Так что все 3 языка пригодились. Ну и зарплата неплохая полагалась, но работа очень сложная, во многом из-за разницы во времени. Когда у нас уже народ ко сну готовится, в Англии ещё работают